Wat is BookManager Pro en hoe zit het in elkaar
Een korte rondleiding door de onderdelen, de woorden die we gebruiken en wat er gebeurt als iemand bij je boekt.
Laatst bijgewerkt op
BookManager Pro is een reserveringssysteem dat op jouw eigen website staat. Gasten boeken bij jou, betalen bij jou, en jij houdt de hele opbrengst. Er gaat geen percentage per boeking af, je betaalt een vast bedrag per maand.
Dit artikel legt uit hoe het geheel in elkaar zit. Als je liever meteen begint, ga dan naar in tien minuten online.
De drie lagen
Alles wat je in BookManager Pro doet, valt in een van drie lagen.
Je aanbod is wat je verhuurt. Kamers, banen, plaatsen, cursusdata. Per soort aanbod stel je in hoe het geboekt wordt, wat het kost en wanneer het beschikbaar is. Dit is het deel waar je in het begin de meeste tijd in steekt.
Je reserveringen zijn wat daaruit komt. Ze staan in één agenda, of ze nu online binnenkwamen, telefonisch door jou zijn ingevoerd of via een gekoppeld platform binnenkwamen. Daar hoort ook alles omheen bij: de klant, de betaling, de mails die verstuurd zijn.
Je publicatie is hoe gasten erbij komen. Dat is een boekingspagina die wij voor je hosten, en daarop de boekingsmethode die je kiest: de compacte widget of de geavanceerde boekingsflow. Allebei kun je ook op je eigen website zetten.
De woorden die we gebruiken
Een paar begrippen komen overal terug. Het loont om ze één keer goed te lezen.
Een soort aanbod is een categorie die je verhuurt: “Tweepersoonskamer”, “Padelbaan”, “Hondenpension”. Per soort aanbod kies je een manier van boeken en die kun je later niet meer wisselen, omdat het bedrag van bestaande reserveringen dan ineens iets anders zou betekenen.
Een item is een concrete eenheid binnen dat soort aanbod: Kamer 101, Baan 2, Groep Rood. Bij sommige manieren van boeken maak je items aan, bij andere geef je alleen een aantal plekken op.
Een tarief is een prijs met een voorwaarde eraan: een periode, een minimum verblijf, een doelgroep. Je maakt er zoveel als je nodig hebt en het systeem kiest bij elke boeking zelf het tarief dat past.
Een regel bepaalt wanneer er geboekt kan worden: openingstijden, een minimum aantal nachten, een sluitingstermijn. Er zijn er zeven, en ze staan naast je tarieven op hetzelfde scherm.
Wat er gebeurt als iemand boekt
Een gast kiest een datum of een tijd, vult zijn gegevens in en rekent af. Op dat moment gebeurt er een aantal dingen tegelijk:
- de beschikbaarheid wordt opnieuw gecontroleerd, zodat twee mensen die tegelijk op de knop drukken nooit allebei dezelfde plek krijgen;
- de reservering komt in je agenda te staan, met de status die bij de betaling hoort;
- de bevestigingsmail gaat de deur uit, ondertekend met jouw bedrijfsnaam;
- het bedrag gaat naar je eigen betaalaccount, niet naar een tussenrekening van ons.
Vanaf dat moment kun je de reservering verplaatsen, aanpassen, annuleren of terugbetalen. Alles wat daarna nog automatisch gebeurt, zoals een herinnering de dag ervoor, regel je in automatiseringen.
Wat het niet is
Eerlijk is eerlijk, want dit voorkomt teleurstelling in week twee.
BookManager Pro is geen marktplaats. We brengen je geen nieuwe gasten. Dat is precies waarom we geen commissie hoeven te rekenen, maar het betekent ook dat je zelf voor je bereik zorgt.
Het is geen kassasysteem. Voor het afrekenen van een drankje aan de bar heb je iets anders nodig.
Het is geen kanaalbeheer. We synchroniseren agenda’s met Airbnb en Booking.com zodat er niets dubbel weggaat, maar we plaatsen geen advertenties of prijzen namens jou op die platforms.