Statussen en opties
Wat optie, in afwachting, bevestigd, geannuleerd, afgerond en no-show precies betekenen, en wanneer je ze gebruikt.
Laatst bijgewerkt op
Een reservering heeft een status die zegt hoe hard de afspraak is. Die staat los van de betaling: of er geld binnen is, is een aparte vraag.
De zes statussen
Optie. Vrijblijvend vastgelegd, met een vervaldatum. De plek is bezet, maar er is nog niets definitief. Gebeurt er niets, dan vervalt de optie vanzelf en komt de plek weer vrij. Dit is de status voor de groep die eerst wil overleggen.
In afwachting. Er is geboekt, maar er ontbreekt nog iets, meestal de betaling. Handig als je wilt dat een reservering pas telt zodra de aanbetaling binnen is.
Bevestigd. De afspraak staat. Dit is waar de meeste reserveringen terechtkomen.
Geannuleerd. Afgezegd, door de gast of door jou. De plek is weer vrij en de reservering telt niet meer mee in je omzet.
Afgerond. Geweest en klaar. Vooral nuttig om terug te kijken.
No-show. Niet komen opdagen zonder af te zeggen. Apart van geannuleerd, omdat het iets anders betekent voor je cijfers en soms voor je annuleringsvoorwaarden.
Wanneer gebruik je een optie
Een optie is de beleefde vorm van “ik houd het even voor je vast”. Bij groepen, bedrijfsuitjes en familieweekenden is dat de normale gang van zaken: er moet eerst iemand overleggen.
Zet de vervaltermijn zo dat je er zelf niet achteraan hoeft. Twee of drie dagen is gebruikelijk. Op je overzicht zie je welke opties er morgen aflopen, zodat je die nog even kunt najagen als je dat wilt.
No-shows terugdringen
De twee dingen die het meeste helpen zijn een aanbetaling vragen en een herinnering sturen. De eerste regel je bij het aanbod, de tweede bij de automatiseringen. Wie vooraf betaald heeft, komt of zegt op tijd af.
Veelgestelde vragen hierover
Wat gebeurt er als een optie verloopt?
De plek komt automatisch weer vrij en de optie krijgt de status geannuleerd. Je hoeft er niets voor te doen, en op je overzicht zie je van tevoren welke opties er binnenkort aflopen.
Blokkeert een optie de beschikbaarheid?
Ja. Zolang de optie loopt, kan niemand anders die plek boeken. Dat is precies waar hij voor is.
Is de status hetzelfde als de betaalstatus?
Nee, en dat is expres. Een reservering kan bevestigd zijn terwijl er nog niets betaald is, en andersom. Ze staan los van elkaar in het scherm.